[Learn][English] 메일을 보낼 때 자주 쓰는 영어 표현 정리

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비즈니스나 일상에서 이메일을 보낼 때 자연스럽고 정중한 영어 표현을 아는 것이 중요하다. 이메일을 쓸 때 어떤 표현을 사용해야 할지 고민된다면, 이번 글에서 정리한 표현을 참고하길 바란다.

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1. 이메일 시작하기 – 인사말

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이메일은 보통 "Dear + 이름" 또는 "Hello + 이름"으로 시작함.

공식적인 이메일

• Dear Mr. Smith, (Smith 씨께)
• Dear Ms. Johnson, (Johnson 씨께)
• Dear Sir or Madam, (담당자님께 – 수신인을 모를 때)
• To whom it may concern, (관계자님께 – 매우 포멀한 표현)

비교적 캐주얼한 이메일

• Hello David, (데이비드 안녕하세요.)
• Hi Sarah, (사라 안녕하세요.)
• Good morning, John. (존, 좋은 아침입니다.)

💡 주의!

• 상대방을 처음 부를 때는 "Dear"가 더 정중한 표현임.
• 너무 캐주얼한 상황이 아니라면 "Hey"는 피하는 것이 좋음.

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2. 이메일을 시작할 때 – 본론으로 들어가기

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이메일을 시작할 때는 보통 목적을 간단히 언급하는 것이 좋음.

이전에 연락한 적이 있는 경우

• I hope you are doing well. (잘 지내시길 바랍니다.)
• I hope this email finds you well. (이 이메일이 잘 전달되었길 바랍니다.)
• Thank you for your email. (이메일 보내주셔서 감사합니다.)
• I appreciate your prompt response. (빠른 답변 감사드립니다.)

처음 연락하는 경우

• I am writing to inquire about… (…에 대해 문의하고자 합니다.)
• I am reaching out regarding… (…에 대해 연락드립니다.)
• I am contacting you to ask about… (…에 대해 문의드리고자 합니다.)
• I would like to introduce myself. (제 소개를 드리고자 합니다.)

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3. 요청할 때 사용하는 표현

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이메일에서 요청을 할 때는 정중한 표현을 사용하는 것이 중요함.

• Could you please…? (…해 주실 수 있을까요?)
• Could you please send me the report? (보고서를 보내주실 수 있을까요?)

 

• Would you be able to…? (…해 주실 수 있을까요?)
• Would you be able to check this for me? (이것을 확인해 주실 수 있을까요?)

 

• I would appreciate it if you could… (…해 주시면 감사하겠습니다.)
• I would appreciate it if you could confirm the details. (세부 내용을 확인해 주시면 감사하겠습니다.)

 

• Can you let me know if…? (…인지 알려주실 수 있나요?)
• Can you let me know if this works for you? (이 일정이 괜찮은지 알려주실 수 있나요?)

 

• Please let me know if you need any further information. (추가 정보가 필요하시면 알려주세요.)

💡 "I want"보다는 "I would like"가 더 정중한 표현!

• I want to ask about the schedule. ❌ (다소 직설적)
• I would like to ask about the schedule. ⭕

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4. 첨부 파일을 언급할 때

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파일을 첨부할 때는 단순히 "Here is the file"이라고 하기보다는, 아래처럼 정중한 표현을 사용하는 것이 좋음.

• Please find attached [파일 이름]. (첨부된 [파일 이름]을 확인해 주세요.)
• I have attached [파일 이름] for your reference. ([파일 이름]을 참고용으로 첨부하였습니다.)
• Attached is [파일 이름]. ([파일 이름]을 첨부하였습니다.)
• Let me know if you have trouble opening the attachment. (첨부 파일을 여는 데 문제가 있으면 알려주세요.)

💡 파일을 깜빡 잊고 첨부하지 않았을 때!

• Apologies, I forgot to attach the file. Here it is. (죄송합니다, 파일을 첨부하는 것을 깜빡했습니다. 여기 있습니다.)

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5. 이메일 마무리 표현

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이메일을 마칠 때는 정중한 마무리 인사를 넣는 것이 좋음.

추가 연락을 유도할 때

• Looking forward to your reply. (답변 기다리겠습니다.)
• I look forward to hearing from you soon. (곧 소식을 듣기를 기대합니다.)
• Let me know if you have any questions. (질문이 있으면 알려주세요.)

감사의 인사를 전할 때

• Thank you for your time. (시간 내주셔서 감사합니다.)
• I appreciate your help. (도움 주셔서 감사합니다.)
• Thanks in advance. (미리 감사드립니다.)

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6. 이메일 끝맺음 – 서명 & 인사말

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이메일을 마무리할 때는 적절한 인사말을 남긴 후, 이름을 적는 것이 좋음.

격식을 갖춘 서명

• Best regards,
• Sincerely,
• Kind regards,
• Yours faithfully, (수신인을 모를 때)

비교적 캐주얼한 서명

• Best,
• Thanks,
• Take care,

💡 예시

Best regards,
Jake Kim

 

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7. 전체 이메일 예시

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📌 요청 이메일 예시

Subject: Request for Meeting Schedule

Dear Mr. Smith,
I hope you are doing well.
I am writing to request a meeting regarding the upcoming project.
Could you please let me know your availability for next week?
I would appreciate it if you could confirm a suitable time.
Please find attached the project proposal for your reference.
Let me know if you have any questions.
Looking forward to your reply.

Best regards,
Jake Kim

 

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8. 마무리

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✅ 인사말 → Dear / Hello / Hi 등 상황에 맞게 사용
✅ 이메일 시작 → 이메일 목적을 간략히 언급
✅ 요청 표현 → Could you please / I would appreciate it if… 등 정중한 표현 사용
✅ 첨부 파일 → Please find attached / I have attached… 등 자연스럽게 언급
✅ 마무리 인사 → Looking forward to your reply / Thank you for your time 등 활용
✅ 서명 → Best regards, Sincerely, Kind regards 등 사용